會議組織涉及時間協調、會場、人員通知、會中管理、會后資料留存等多個程序，耗時耗力，涉及一些遠程會議，還需要硬件、軟件支撐，會議組織極為困難。互聯網技術的迅猛發展讓視頻通信越來越普及，隨著云計算技術的成熟應用，基于視頻會議系統，企業搭建遠程視頻通信平臺，將線下會議室同虛擬會議室有效融合，為企業提供一個完整的會議管理系統，大幅提高企業會議組織和管理能力，實現企業內部溝通的高效性。

云視頻會議的好處之一在于其能滿足多規格會議組織。

3至5人的小規模遠程溝通

企業內部溝通具備多樣性，例如在單項內容溝通上可能只需要3至5個人參與，組織這種小規模的內部溝通，追求高效和快速，一般來說內部自我組織即可完成。在異地溝通上，人們多會借助QQ、微信等即時通信工具完成會議組織，但是缺點在于文件無法共享，說話會沖突，雜音等情況。

云視頻會議的應用為這類小規模會議提供便捷性，參會者通過筆記本電腦、智能手機入會，不僅可以清晰的看清對方，還可以實現文件共享，內容分享等多樣化功能，大大提高工作討論效率。

10至20人中型遠程會議

在月度會議或項目會議上，人數可能達到10至20人，會議組織相對規范，一般來說由行政或會議主持者發起，由于涉及人數較多，會議管理難度也直線上升，傳統會議組織上，需要一個主持者在會中進行有效的調控發言。不過借助云視頻會議，會議主持工作和發言管理更為輕松。

大型遠程會議

大型會議組織涉及到的人和資源更多，對會場配置如音視頻輸出效果要求比較高。一般來說，云視頻會議基本滿足多地終端接入，但是其視頻會議系統的硬件要求高于一般會議室。例如在主會場除配置視頻會議系統以外，一般還要裝會議音響系統，多個麥克系統，顯示系統等。大型視頻會議音頻輸入輸出方面要配備多路專業的麥克風以及功能擴聲器音響，視頻輸出方面需要采用大一點顯示屏，這樣才能有更直觀的視頻效果。

利用云視頻會議組織大型會議的好處在于，會議組織者需要實時把控會議后臺，監測會議參與者的數據接入是否正常，實時跟進切換發言者即可。

云視頻會議在部署方便，參會形式多樣化，輕松滿足企業組織開展多種規模的會議，大幅提升企業內部溝通效率，利于企業信息化發展。隨著移動互聯網技術的發展，云視頻會議的應用將越來越多。